مجلس المكتب: جلسات الاستقبال للشركات والسفارات

في الخليج تبدأ الأعمال كثيراً في غرفة جلوس قبل أن تنتقل إلى مكتب. ومجلس المكتب وُجد للأولى: غرفة يُجلَس فيها الزائر وتُقدَّم له القهوة ويُسمَع منه قبل أن تظهر أي ورقة. قد تجعل الشركة مجلساً بجوار مكتب رئيس مجلس الإدارة. والقنصليات والمراكز الثقافية تستقبل فيه الوفود، وشركات خارج المنطقة تضيفه أحياناً لعملائها الزائرين. يشرح هذا الدليل الاختيارات التي تمليها المراسم: كم تكون الجلسة رسمية، وأين يجلس الناس، وأي الألوان تحمل الهيبة، وكيف تشرح المطلوب للمصمّم وللمصنّع.

لماذا تحتفظ المؤسسات بمجلس

المجلس يقول إن الزائر ضيف قبل أن يكون طرفاً مقابلاً. تصف اليونسكو المجلس بأنه فضاء ثقافي واجتماعي يجتمع فيه الناس لمناقشة الأحداث والقضايا واستقبال الضيوف وتبادل الأخبار، وقد أُدرج في القائمة التمثيلية للتراث الثقافي غير المادي عام 2015 بملف مشترك من الإمارات والسعودية وعُمان وقطر. والذي أُقرّ هو عادة الاجتماع لا طراز من الأثاث، وهذه العادة انتقلت بسهولة من البيت إلى مكان العمل.

والديوانية الكويتية تبيّن كم كان الاثنان متقاربين دائماً. توصف بأنها قاعة استقبال يستقبل فيها الرجل زملاء العمل وضيوفه من الرجال، ملحقة بالبيت ولها مدخلها الخاص من الشارع. وغرفة الاستقبال في الشركة تتبع المنطق نفسه: قريبة من المدخل، منفصلة عن مكاتب العمل، مفتوحة للزائرين.

مجلس الاستقبال يؤدي أغراضاً عدة في وقت واحد:

• استقبال العملاء والمسؤولين والوفود بضيافة لائقة
• إجراء أحاديث يحسن أن تكون جنباً إلى جنب لا عبر طاولة
• عقد ساعات مفتوحة يزور فيها الموظفون أو الجمهور أحد كبار المسؤولين
• إعطاء كبار الزائرين مكاناً للانتظار غير الممر

والمزيد عن عادات المنطقة في دليلَي الديوانية الكويتية والمجلس السعودي.

كم يكون مجلس المكتب رسمياً؟ مقاعد مرتفعة وظهر قائم

كلما زادت رسمية الغرفة علا المقعد واستقام. وثلاث درجات تغطي أغلب الطلبات.

للجلوس المرتفع أسباب عملية. الضيوف يبقون بأحذيتهم. ويلبسون ثياباً مفصّلة لا تحتمل الثني. وبعضهم كبير في السن. والظهر القائم يبقي الجالس منتبهاً ويسهّل عليه القيام حين يدخل أحد، وهذا ما تتطلبه آداب المجالس الرسمية كثيراً. ومصمّمو الديكور العاملون في دبي يلاحظون التحوّل نفسه في الفلل الخاصة، حيث حلّ الديوان المرتفع محل الجلسة الأرضية في كثير من الغرف الحديثة.

وخط المجلس التركي لدى Sofhu مبني على هذا النحو: هيكل من خشب الزان الصلب من الدرجة الأولى بلمسات منحوتة باليد، ومقاعد منجّدة، وطاولة قهوة منحوتة مطابقة. وصفحتها عن المجلس التركي تعرض هذا النوع.

والبديل المنخفض هو الجلسة الأرضية، طقم فرشات على مستوى الأرض تصنعه Sofhu إلى جانب المجلس العربي المرتفع المنجّد كله. وما زال لها مكان في العمل. مكتب ملحق ثقافي، أو شركة تراثية، أو مجموعة مطاعم، قد تريد المقعد المنخفض لأنه هو الشيء الممثَّل. وعندها اجعله طقماً كاملاً، بمقعد متماسك ومساند ظهر حقيقية ومركى لكل ضيف، ووفّر معه بضعة أماكن مرتفعة. ودليل ارتفاع مقعد المجلس يقارن الاختيارات.

الجلوس حسب المقام وصدر المجلس

أين يجلس الناس هو الجزء الذي لا يُترك لمنسّق الديكور في تصميم مجلس الشركات.

صدر الغرفة. للمجلس الرسمي صدر. وهو في العادة الجدار المقابل للمدخل أو الأبعد عنه. الروايات عن ديوان العائلة الكويتي تصف قاعة على شكل حرف U يجلس كبار السن في صدرها. وفي بيوت شمال السعودية يوصف مقعد الضيف الرئيسي بأنه يواجه الوجار الذي تُعدّ عنده القهوة. والمبدأ واحد: مكان الشرف في عمق الغرفة، على مرأى من الباب، وبعيد عن الحركة.

المضيف والضيف. يجلس المضيف في الصدر والضيف الرئيسي بجانبه. ويأخذ الآخرون أماكنهم إلى الخارج على الجدارين الجانبيين بترتيب تقريبي حسب المقام. والأصغر مقاماً والموظفون يجلسون أقرب إلى الباب، حيث يدخلون ويخرجون للخدمة.

ما يعنيه ذلك للأثاث.

• اجعل جدار الصدر ضلعاً متصلاً لا يقطعه باب ولا عمود.
• ميّز وسط ذلك الضلع، بزوج من المراكي، أو مسند ظهر مختلف قليلاً، أو شعار الغرفة فوقه.
• ضع طاولة جانبية أو مركى بصينية بين كل مكانين، حتى يكون لكل ضيف موضع لفنجانه.
• اجعل الضلعين الجانبيين متساويين في الطول حيث تسمح الغرفة. التناظر يُفهم احتراماً لطرفي الوفد.
• اترك أرضية الوسط مفتوحة للتقديم. سجادة كبيرة وطاولة منخفضة واحدة تكفيان.

المراسم تختلف باختلاف البلد والوزارة والشركة. وحيث توجد إدارة مراسم فمخططها للجلوس مقدَّم، والأثاث يُرسم على مقتضاه. والآداب المنتظرة من الزائر في آداب المجلس للضيوف، وملاحظات Sofhu السابقة عن استقبال الضيوف والاجتماعات تتناول جانب المضيف.

الألوان والشعارات والاقتصاد في الزينة

الغرفة الرسمية تستمد هيبتها من التناسب والتشطيب لا من الزخرفة.

اللون. اختر لوناً غامقاً واحداً ولوناً محايداً ولمسة معدنية. كحلي مع أبيض وذهبي. أخضر غامق مع كريمي وذهبي. عنابي مع كريمي. فحمي بحبل ذهبي. هذه التركيبات تُقرأ رسمية دون صخب، وتليق خلف الناس في الصور الرسمية. وأفكار اللوحة الأغمق في أفكار المجلس الأسود والذهبي.

المجلس الملكي طرازاً. حين يطلب العملاء مجلساً ملكياً فهم يقصدون في العادة الهياكل المنحوتة والمخمل والكراكيش والتفاصيل المذهّبة. وهذا يليق بغرفة احتفالية. أما لاستقبال عملي فخذ عنصراً أو عنصرين واترك البقية. لوح جانبي منحوت ومخمل سادة أبلغ من كل الحليات مجتمعة.

الشعارات. استعمل الشعار مرة واحدة، على جدار الصدر أو على مخدة واحدة في الوسط. ألوان العلامة مكانها حبل الحواف وإطار السجادة. والغرفة المكسوّة بالشعارات تشبه جناح معرض.

القماش. المخمل يعطي اللون عمقاً، وتصف Sofhu مخملها بأنه متين وسهل التنظيف. والقماش المنسوج المتماسك أو الجاكار يُظهر الاستهلاك أقل على مقاعد تُستعمل طوال اليوم. واطلب أغطية بسحّاب تُفكّ حتى تبقى الغرفة نظيفة تماماً بين زيارة وأخرى.

العمل مع مصمّم الديكور

المجلس المطلوب لمؤسسة مشروع له أطراف عدة. ويسير بسلاسة حين يأخذ كل طرف ما يحتاج إليه.

1. ثبّت المراسم أولاً. كم ضيفاً يُستقبل في العادة، ومن يجلس في الصدر، ومن أين تُقدَّم القهوة.
2. ارسم الغرفة. مخطط بالأبعاد يبيّن كل جدار وباب وعمود ومقبس وارتفاع عتبة كل نافذة. وحدّد جدار الصدر.
3. حدّد مستوى المقعد. مرتفع أو متوسط أو أرضي، وهل تختلف بعض الأماكن.
4. اختر القماش والحلية ولوحة خامات المصمّم بين يديك، وأرسل صوراً للوحة.
5. اتفق على التفاصيل: المسافة بين المراكي، والطاولات، وأي تطريز، والسجادة.
6. تأكد من إمكان الإدخال. مقاس المصعد وعرض الدرج وساعات التسليم في المبنى.

Sofhu هي المصنّع. تصنع كل طقم في تركيا على القياسات المسلَّمة، وتذكر أن المقاسات والقماش واللون والنقشة والخياطة كلها قابلة للتحديد، وتتيح مكالمات فيديو مع مصمّميها خلال المشروع. الشحن مجاني إلى كل دول العالم. والمؤسسات التي تطلب لمواقع عدة تستطيع سلوك مسار الجملة والمشاريع، والفنادق تجد ملاحظات ذات صلة في صفحة Sofhu عن جلسات المجالس للفنادق.

الأسعار والمواعيد تُعطى بعرض خاص بكل مشروع. وقد تُفرض رسوم أو ضرائب بحسب بلد الوصول، فاطرح ذلك مبكراً مع Sofhu ومع مخلّصك الجمركي. اقرأ كيف تُحدَّد مواصفات تفصيل المجالس، وتصفّح تشكيلة المجلس العربي، ثم اطلب عرض السعر بالمقاس أو أرسل المخططات على واتساب.